Solutions

Automated Reconciliation

Solution implemented by Maethavee Summanee

Overview

การกระทบยอดบัญชี (Reconciliation) เป็นกระบวนการทางบัญชีเพื่อเปรียบเทียบและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินระหว่างสองแหล่งข้อมูลซึ่งมีขั้นตอนไม่ได้ยาก แต่ในทางปฏิบัติพบว่ามักประสบกับปัญหาความล่าช้า เพราะความคลาดเคลื่อนของตัวเลข (Discrepancies) มีจำนวนรายการปริมาณมาก ทำให้งานอาจเสร็จไม่ทันเวลา แต่ด้วยนวัตกรรม “Automated Reconciliation” จากปัญญาประดิษฐ์ (AI) จะช่วยตรวจสอบสาเหตุของความคลาดและทำการแก้ไขให้ ซึ่งลดภาระงานของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการกระทบยอดบัญชี

Solutions

What is "Automated Reconciliation" ?

ระบบกระทบยอดบัญชีแบบอัตโนมัติ (Automated Reconciliation) ด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) ซึ่งพัฒนาจาก Power Automate, Azure Data Factory, Azure Logic Apps และ Azure Machine Learning เป็นเทคโนโลยีที่สามารถกระทบยอดบัญชีได้อัตโนมัติ และบอกสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของตัวเลข (Discrepancies) ก่อนจะทำการขออนุญาตปรับปรุงข้อผิดพลาดนั้นซึ่งจะพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและความเร็วที่มากขึ้น

Solutions

Keys Components

Azure Data Factory

สำหรับรวบรวมเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องและแปลงข้อมูล

Azure Logic Apps

สำหรับสร้าง workflow เพื่อเปรียบเทียบเอกสารทางการเงิน และการแก้ไขหลังเกิด discrepancies

Azure Machine Learning

สำหรับตรวจหาความต่างระหว่างตัวเลข และให้คำอธิบายเหตุผลที่ตัวเลขไม่ตรงกัน

Power Automate

สำหรับบันทึกผลการกระทบยอดบัญชี และแจ้งเตือนเพื่อขออนุญาตทำการแก้ไข

Power BI

สำหรับสร้างแดชบอร์ด และกราฟ

Solutions

คุณสมบัติ

ระบบรวบรวมเอกสาร (Automatic Document Gathering)

Azure Data Factory จะทำการรวบรวมเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องและแปลงข้อมูลเพื่อใช้สำหรับการวิเคราะห์ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารของพนักงาน

ระบบเปรียบเทียบระหว่างเอกสาร (Automated Record Comparison)

ใช้ Azure Logic Apps สำหรับสร้าง workflow ของการเปรียบเทียบเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องเพื่อเช็กว่าตัวเลขถูกต้อง

ระบบตรวจหาและอธิบายสาเหตุของความคลาดเคลื่อน (Discrepancy Identification and Explanation)

Azure Machine Learning จะตรวจหาสาเหตุและให้คำอธิบายเหตุผลที่ตัวเลขไม่ตรงกัน เช่น การทำรายการที่ขาดหายไป, ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล, หรือความแตกต่างของเวลา

ระบบบันทึกผลการกระทบยอด (Automated Reconciliation)

ใช้ Power Automate สำหรับบันทึกผลการกระทบยอดบัญชี และจัดทำรายงานผลการกระทบยอด

ระบบแก้ไขข้อผิดพลาด (Automatic Error Correction)

ใช้ Azure Logic Apps สำหรับสร้าง workflow สำหรับการแก้ไขสาเหตุที่ทำให้เกิด discrepancies

ระบบการทำแดชบอร์ด และกราฟ (Visualization)

ใช้ Power BI ในการสร้างแดชบอร์ด และกราฟต่าง ๆ เพื่อแสดงสถานะของกระบวนการ และช่วยให้ทำความเข้าใจกับข้อมูลเชิงลึกเพื่อการวิเคราะห์ที่ง่ายขึ้น

ระบบแจ้งเตือนเพื่อขออนุญาต (Alert for Manual Review and Approval)

ใช้ Power Automate สำหรับการแจ้งเตือนเพื่อการตรวจสอบอีกครั้งโดยแรงงานมนุษย์ และเพื่อขออนุญาตทำการแก้ไขจุดผิดพลาดที่ทำให้เกิด discrepancies

Automated Reconciliation

How It Works

01

Web Application ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลเพื่อส่งไปที่ Azure Data Factory ซึ่งจะดึงและแปลงเอกสารทางการเงินให้เหมาะสมกับการทำงานของ Azure Logic App

02

Azure Logic App จะเปรียบเทียบข้อมูลในเอกสารและแสดงผลผ่าน Power BI ถ้าไม่พบความคลาดเคลื่อนของตัวเลข (Discrepancies) จะข้ามไปที่ Power Automate เพื่อบันทึกผลและจัดทำรายงาย

03

แต่หากพบความคลาดเคลื่อนของตัวเลข Azure Machine Learning จะตรวจหาสาเหตุและแจ้งเตือนผ่าน Power Automate เพื่อขออนุญาตแก้ไขผ่าน Teams ผู้ใช้ต้องตอบกลับ

04

ถ้าอนุญาต Azure Logic Apps จะแก้ไขไฟล์ในฐานข้อมูลและแจ้งให้ Power Automate บันทึกผลการกระทบยอดบัญชีและจัดทำรายงาน เมื่อเสร็จสิ้นระบบจะเก็บเอกสารไปที่ OneDrive Storage

Solutions